Dal quest’anno sono entrate in vigore le nuove Linee guida della Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Questo nuovo adempimento riguarda tutte le organizzazioni (sia pubbliche che private) che già sono obbligate a conservare i documenti elettronici come archivio per adempimenti civilistici e fiscali.
2022: viene introdotto il Manuale di Conservazione
Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di AgID prevedono la predisposizione e l’aggiornamento del manuale della conservazione a carico del Responsabile della conservazione.
Le nuove Linee Guida, in vigore dal 10 settembre 2020 e applicabili dal 1 Gennaio 2022, definiscono la necessità di dotarsi del Manuale di Conservazione, che costituisce quindi un obbligo normativo e rappresenta un elemento fondamentale ai fini dell’intero processo di conservazione “a norma”.
Chi deve attivarsi e perché
Le disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale DLgs 82/2005 e le relative Linee guida concernenti il documento informatico, le firme elettroniche, la riproduzione e la conservazione dei documenti, si applicano anche ai privati, ove non diversamente previsto (DLgs 82/2005, Art. 2, comma 3).
Le Linee Guida di AgID hanno natura vincolante e valenza erga omnes (parere Consiglio di Stato n. 2122/2017) , pertanto sono pienamente azionabili davanti al giudice amministrativo in caso di violazione delle prescrizioni contenute.
Come va redatto il Manuale di conservazione
La novità principale riguarda la redazione . Le linee Guida di AgID descrivono in modo puntuale il contenuto del Manuale di conservazione (Cap. 4.6) e sono in vigore dal 2022:
Il manuale di conservazione è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
La soluzione di System srl
Noi di System srl offriamo ai nostri clienti uno strumento che consente la redazione del Manuale della Conservazione occupandosi dell’aggiornamento normativo del modello, del reperimento delle informazioni anagrafiche e relative ai documenti presenti in conservazione digitale a norma.
Per qualsiasi informazione, approfondimento o analisi delle vostre esigenze vi invitiamo a contattare i nostri uffici tecnici e commerciali.
